26.10.2022 | Työelämä, Työelämä
Satakunnan alueella toimivassa Satasairaalassa on kiinnitetty erityistä huomiota tietotyön kuormittavuuteen ja kehitetty sujuvampia käytäntöjä työnteon arkeen. Rakennetun ympäristön konsulttitalo Sitowise on sekin tarttunut tietotyön häiriötekijöihin.
Satasairaalan työhyvinvointipäällikkö Katri Mannermaa huomasi alkusyksystä 2016, että työturvallisuusriskien kartoituksesta puuttuu jokin olennainen osa-alue. Osa työntekijöiden kyselyissä mainitsemasta stressistä ja kuormituksesta jäi nimittäin vaille selittävää tekijää. Mannermaa halusi ymmärtää, mistä on kyse. Selvitystyö alkoi niinkin arkisesti kuin hakukonetta käyttämällä. Ilmeni, että tietotyöhön liittyy aivan omanlaisiaan riski- ja kuormitustekijöitä, jotka olisi osattava tunnistaa ja ehkäistä. Palaverissa ylimmän johdon kanssa myös silloinen sairaanhoitopiirin johtaja painotti, että ajattelutyön eli tietotyön sujuvoittaminen on tärkeää. Seuraavaksi Satasairaala pääsi osaksi Työterveyslaitoksen kaksivuotista tutkimusprojektia. Siinä selvitettiin, millaista on kognitiivinen kuormitus hoitoalalla.
– Ylivoimaisesti suurin kuormitustekijä on häiriöisyys. Se voi tarkoittaa pientä hälinää tai visuaalisia herätteitä kuten ohi käveleviä ihmisiä. Tällainen saattaa keskeyttää työnteon ja häiritä keskittymistä. Satasairaalassa tyypilliset lasiset osastotoimistot ovat tyyppiesimerkkejä ympäristöistä, joissa on näkö- ja kuuloaistein tunnistettavaa hälyisyyttä ja häiritsevää liikettä, Mannermaa sanoo.
Toiseksi yleisin kuormituksen aiheuttaja on keskeytykset – ja nimenomaan turhat keskeytykset. Ne voivat olla itse aiheutettuja, kuten päämäärätöntä siirtyilyä sovelluksesta toiseen tai esimerkiksi työkaverin keskeytyksiä.
Kolmanneksi yleisin kuormitustekijä on tietotulva.
– Teams on räjäyttänyt padon. Tietotulva on entistä kovempi. Teamsissä voi olla kymmeniä erilaisia ryhmiä ja tämä on pahentanut tietotulvaa sekä eri asioihin reagoimista.
Erityisesti sotealalla tyypillinen kuormituksen aiheuttaja on lisäksi monitehtäväisyys. Hoitajalla tai lääkärillä voi olla monenlaisia työtehtäviä ja -prosesseja käynnissä samanaikaisesti.
– Potilastyö on meidän prosesseissamme aika rikkonainen. Yksi syy on se, että olemme melko pieni sairaala. Lääkärin työaika on niin kallista, että potilas joutuu sen takia odottamaan. Meillä ei ole aikaa ja varaa siihen, että monialainen tiimi olisi koko ajan läsnä. Tämä lisää monitehtäväisyyttä hoitoprosesseissa.
Se tarkoittaa käytännössä sitä, että esimerkiksi poliklinikkatyössä hoitajilla on jatkuvasti useiden potilaiden hoitoprosessi käynnissä samanaikaisesti.
Yksi potilas on ehkä lääkärissä, toinen odottaa labratuloksia, kolmas terapeuttia tai muuta erityisasiantuntijaa, neljäs ajanvarausta. Hoitaja koordinoi, kenen pitäisi olla missäkin ja mihin aikaan. Hoitajan pitää olla jatkuvasti ajan tasalla, missä vaiheessa hoitoprosessia kukin potilas on.
– Monet organisaatiot ovat soveltaneet tähän ongelmaan lean-prosessia. Liinaamalla kuormitusta on saatu pienennettyä.
Viidenneksi kuormitustekijäksi Mannermaa mainitsee toimimattomat tietojärjestelmät. Ne hidastavat ja kangistavat työntekoa. Sote-alalla käytössä olevat tietojärjestelmät eivät aina toimi loogisesti ja sujuvasti. Sama koskee työssä tarvittavia laitteita.
– Joidenkin laitteiden suunnittelusta logiikka tuntuu puuttuvan tyystin ja työntekijät joutuvat laatimaan omia käyttöohjeita.
Työntekijät ovat luoneet avukseen tarkistuslistoja, joista voi katsoa esimerkiksi jos-sain työtehtävässä tai tietojärjestelmän käytössä vaadittavat vaiheet kohta kohdalta. Esimerkiksi leikkaus on kriittinen toimenpide, jossa tietyt asiat seuraavat toisiaan. Tarkistuslista vapauttaa lääkärin muistikapasiteettia muuhun. Tarkimmankaan lääkärin muisti ei ole haavoittumaton.
Moninaisen kuormituksen takia aivot ovat kovilla ja ihminen voi olla työvuoron jälkeen myös fyysisesti uupunut.
Tietotulvan hallinta liittyy tietojohtamiseen. Satasairaalan kaltaisissa suurissa organisaatioissa tarvittaisiin tiedonsuodattajia, jotka kiteyttäisivät monikymmensivuisista ohjeistuksista ja tiedotteista olennaisimman muille työntekijöille kuten hoitajille ja lääkäreille. Pitkiä ohjeistuksia kertyy muun muassa THL:stä, STM:stä, talon sisältä ja monenlaisilta muilta yhteistyötahoilta. Ajankäytön kannalta ei ole järkevää, että jokainen kahlaa läpi pitkiä tekstejä.
– Erityisesti johtajilla ja esihenkilöillä on paljon omaksuttavaa. On HR-osaston uusia ohjeistuksia, laboratorioanalytiikkaan liittyviä ohjeistuksia, ruokapuolen ohjeistuksia, hallinnollisia päätöstekstejä ja uutiskirjeitä.
Mannermaa arvelee, että ensi vuonna toimintansa aloittavien hyvinvointialueiden myötä tietotulva kasvaa entisestään.
Miten vähentää kuormitusta? Tarttuako ensiksi ilmeisen helposti korjattavissa oleviin asioihin vai eniten kuormittaviin? Satasairaalassa tartuttiin molempiin. Työterveyslaitoksen asiantuntijoilta saatiin apua muutoksiin. Työpajat osoittautuivat parhaaksi ratkaisuksi.
– Kaikkihan me tunnistamme tietotyön ja asiantuntijatyön riskit. Ongelma on se, että emme olleet raivanneet kalenteriin tilaa sopiaksemme pelisäännöistä ja muuttaaksemme työnteon tapoja. Tietotyön sujuvoittamisessa tarvitaan moniammatillista keskustelua työntekijöiden kesken.
Satakunnassa toimivan Satasairaalan työkulttuurin kehittämisessä johtoajatuksena on, miten helpottaa ja vähentää aivokuormaa, kertoo työhyvinvoinnin ja tietojohtamisen asiantuntija Katri Mannermaa. Työpajoja oli ohjaamassa Työterveyslaitoksen asiantuntija. Häneltä saatiin ideoita keskustelun avaamiseksi ja vinkkejä muutostoimenpiteiksi. Lääkärit ja hoitajat kävivät yhdessä läpi kuormitusta ja siihen purevia ratkaisukeinoja.
Yksi tunnistettu ongelmatilanne oli se, että kun lääkäri vapautuu edellisestä työtehtävästään, odottaa hänen aikaansa ja osaamistaan hoitaja useamman potilasasian kanssa. Työpajoissa pohdittiin, millaisen käytännön tämän tilalle voisi luoda. Lääkärin työaikaa lähdettiin huokoistamaan joissakin yksiköissä siten, että päivään mahtuisi 15–20 minuutin konsultaatioaikoja, jolloin lääkäri katsoo läpi hoitajien toimittamat, ratkaisua vaativat potilasasiat. Tätä ennen hoitajat käyvät keskenään läpi, mihin potilasasioista on kiireellisintä saada ratkaisu tai lausunto. Hoitajien välille siis luotiin keskinäistä koordinaatiota.
Yksinkertaisilla visualisoinneilla, värikoodituksilla ja symboleiden hyödyntämisellä saatiin lisättyä työnteon sujuvuutta. Kun ultraäänilaite on huoneessa viisi, huoneen oven yläpuolelle lisätään sovittu värilappu. Näin hoitajien ei tarvitse kierrellä etsimässä laitetta eri huoneista.
Toimenpidehuoneet on nekin yhdenmukaistettu. Kaikille työvälineille on sovittu yhdenmukaiset paikat joka huoneessa.
Lasitoimistoihin sovittiin pelisäännöt: ei puhuta toisten päälle, ei häiritä ja keskeytetä sihteereitä tarpeettomasti, vältetään turhaa keskustelua. Joihinkin työpisteisiin on tuotu sermejä ja maitolaseja tai siirretty kokonaisia työpisteitä hiljaisempiin tiloihin. Puhekaikua on vähennetty parantamalla akustointia.
Tilapulaa lähdettiin ratkomaan tekemällä lääkäreille eriytettyjä, soppimaisia sanelutiloja, joihin saatiin parempi keskittymisrauha.
Työntekijöitä kannustettiin tunnistamaan ja tutustumaan niin omiin kuin kollegankin työnteon tapoihin. Hyvä pohdinnan paikka on miettiä, miten omat työnteon tavat vaikuttavat toisen tietokuormaan ja työskentelyyn. Jotkut asiantuntijatyötä tekevät eivät siedä epävarmuutta, vaan keskeyttävät toisen heti saadakseen tilanteen ratkaistua ja näin toimimalla aiheuttavat kollegalle keskeytyksen. Toiset taas keskeyttävät kollegoitaan, koska heille small talk on luontaista. Työyhteisössä on hyvä keskustella läpi, mikä kellekin aiheuttaa häiriötä.
Satasairaalassa on otettu käyttöön Työterveyslaitoksen kehittämät aivokävelyt. Ideana on kierrellä pienellä kokoonpanolla eri yksiköissä, havainnoida ja miettiä parempia ratkaisuja kuormittaviin käytäntöihin.
Kävelykokoonpano muodostuu kahdesta aivotyöagentista eli talon omasta työntekijästä, jotka ovat saaneet tietotyön kuormitustekijöitä koskevan koulutuksen sekä esihenkilöstä ja työntekijästä kuten hoitajasta, toisinaan myös lääkäristä. Poikkiammatillinen ja -osastollinen kokoonpano on kekseliäämpi ratkomaan kuormitustilanteita, jotka nekään eivät rajaudu yhden osaston sisälle.
Sitowise on suomalainen rakennetun ympäristön asiantuntijayritys. Sitowisen työntekijät suunnittelevat, konsultoivat ja koodaavat esimerkiksi ratahankkeiden, kauppakeskusten, tunneleiden, tornitalojen, karttapalveluiden ja paikkatietohankkeiden parissa.
Sitowisessa huomio kiinnittyi tietotyön kuormitukseen ja häiriötekijöihin jo ennen koronaa. Yritys oli mukana Työterveyslaitoksen Sujuke-hankkeessa, jossa perehdyttiin muun muassa auditiiviseen hälyyn toimistotiloissa.
Kun pandemia sitten saapui Suomeen täydellä voimallaan, toimistotilat tyhjenivät ja häly siirtyi erilaisiin viestisovelluksiin.
– Meillä havahduttiin nopeasti siihen, että ihmiset kokivat viestitulvan kuormittavaksi. Työntekijät ajattelivat, että heidän pitää olla koko ajan online. Kukaan ei tätä tietenkään vaatinut, mutta tunnolliset työntekijät ajattelivat, että näin osoitetaan oleminen työnteon parissa, kertoo HR-päällikkö ja työhyvinvoinnin asiantuntija Elisa Rusama Sitowisesta.
Kuvassa Elisa Rusama Sitowisesta
Alkuun Teamsin keskusteluryhmiin lisättiin reilusti ihmisiä tiedonkulun varmistamiseksi poikkeuksellisessa tilanteessa. Nyt viestitulvan ja avoimen kommunikaation välillä on pyritty löytämään tasapaino. Erikseen on myös todettu, että jos jokin ryhmä tuntuu itselle tarpeettomalta, siitä voi poistua.
Monissa tiimeissä on sovittu yhteisistä reagointi- ja vastinajoista. Osa tiimeistä on ottanut käyttöön keskeytyksettömän työajan slotteja, jotka voi merkitä kalenteriin, sulkea pikaviestimet ja keskittyä omaan asiantuntijaprojektiin. Työntekijät ovat myös ryhtyneet käyttämään rohkeammin älä häiritse -statuksia rauhoittaakseen itselleen erityistä keskittymistä vaativaa työntekoaikaa.
Oman työn johtamisesta, työn kuormituksesta ja laajemmin hyvinvoinnista on ollut tarjolla webinaareja, jotka ovat herätelleet pohtimaan, ohjaako esimerkiksi aamulla avattava sähköposti liiaksi päivän kulkua vai pitäisikö päivän työtehtävät olla ennakkoon suunniteltuina ja priorisoituina.
Hybridityö on tullut Sitowiseen jäädäkseen. Siksi myös toimitilojen muutostarpeita pohditaan parhaillaan. Yhtenä vaihtoehtona on pohdittu kirjastojen lukusaleja muistuttavia yhteisiä työskentelytiloja. Tilojen toimivuutta mietitään myös siltä kantilta, miten niistä voi osallistua etäkokouksiin häiritsemättä muita paikan päällä olevia.
Teksti Iida Ylinen Kuvat Jani Laukkanen ja Keksi Agency / Pia Inberg Julkaistu YTY-lehdessä 3/2022
Lisäinfoa
Työterveyshuollon toteuttaminen Työsuhdeneuvonta