Joko teillä kehitetään informaatioergonomiaa? – Palkintoina ovat työn tuottavuus ja työntekijöiden hyvinvointi

22.09.2020 | Työelämä, Työelämä

Artikkelikuva

Vasta harvalla työpaikalla kiinnitetään huomiota informaatioergonomiaan ja toimitaan aktiivisesti sen kohentamiseksi. Informaatioergonomia tarkastelee informaatiotulvaa ja sen vaikutuksia tietotyötä tekeviin ihmisiin.

Parempi informaatioergonomia kytkeytyy parempaan työskentelytehokkuuteen, tuloksellisuuteen sekä työntekijöiden hyvinvointiin ja jaksamiseen. Informaatioergonomia on siis mitä suurimmassa määrin tuotantotaloudellinen asia.

Informaatioergonomian tontilla ollaan, kun tietotyöntekijä havahtuu esimerkiksi siihen, että hänen taitonsa hallita sähköpostia ja sähköistä kalenteria eivät riitä ja liiallinen informaatiotulva kuormittaa häntä.

– Jos yksilöt yrittävät itse selvittää tulvaa ja muotoilevat pelkästään omaa työtään, on se vain osa ratkaisua. Silloin helposti hoidetaan seurauksia, ei syitä, sanoo aivotyön asiantuntija Teppo Valtonen Työterveyslaitoksesta.   

Sen sijaan organisaation johtoa myöten tulisi tiedostaa ongelmakohdat, selvittää niiden syitä yhteistuumin ja luoda yhteiset, paremmat informaationhallinnan käytännöt.

– Suosittelen myös, että organisaatioiden sisäisessä viestinnässä siirryttäisiin pois sähköpostin käytöstä. Sähköposti voidaan korvata esimerkiksi Slackillä, Teamsillä tai Flowdockilla. Sähköposti on erinomainen väline yksisuuntaiseen, laajaan, tiedottavaan viestintään, joka on tarpeen tallentaa myöhempää käyttöä varten. Useammin organisaatio kuitenkin hyötyisi viestinnästä, joka on luonteeltaan lähempänä keskustelua.

Uuteen viestintäalustaan siirtyminen on toki aina investointi. Se myös tuo jälleen yhden uuden seurattavan kanavan. Valtosen mukaan hyvin valmistellulla käyttöönotolla varmistetaan hyödyt ja ehkäistään haitat. Hyvä valmistelu tarkoittaa yhteistä keskustelua, yhteisten käytäntöjen luomista, koulutusta sekä johdon sitoutumista ja esimerkkiä.

– Kun viestintää kehitetään, kannattaa miettiä voisiko myös toimintaa ja prosesseja kehittää. Miten esimerkiksi etätyö-, läsnätyö- ja hybridityökäytäntöjä voisi uudistaa, voisiko päätös- ja hyväksymisketjuja toteuttaa uudella tavalla tai olisiko koko organisaatiorakennetta syytä päivittää hyödyntämään paremmin uusia viestintäkeinoja.

Yhteiset informaationhallinnan ja viestinnän käytännöt ovat iso pala muuttaa. Miten työhön lähdetään?

– Ei se helppoa ole. Itse tykkään ajatella tiimeittäin, osastoittain tai ryhmittäin. Kymmenen tai viidentoista hengen kokoonpanoissa tehdään suunnilleen samantapaista työtä samankaltaisten ongelmien parissa. Jos organisaatio ei pysty kerralla muuttumaan, yksi tiimi voi lähteä ensimmäisenä testaamaan uutta, kuten sähköpostitulvan vähentämistä ja viestinnän uudelleen järjestämistä, Valtonen toteaa.

Valtosen mukaan viestintätapojen muutokset organisaatioissa ovat vaikeita. Usein esihenkilöiden viestintä on yksisuuntaista: tällainen deadline on tulossa, tällaista panosta se vaatii, tässä on ohjeet, toimikaa.

– Kun sitten otetaan käyttöön uusi viestintäalusta, esihenkilöt eivät tunnista sen hyötyjä, kun eivät ole alun alkaen tunnistaneet ongelmaakaan. Ja kun esihenkilö jatkaa sähköpostin käyttöä, jatkavat sitä myös ne, jotka eivät perehdy uuteen viestintäalustaan.

Mikä sitten takaisi sen, ettei yksisuuntaista, käskevää tyyliä käyttävä esihenkilö jatka samaan malliin vaikkapa Slackin kaltaisella alustalla?

– Voihan esimies jatkaa tyylillään, mutta uusilla alustoilla työntekijöillä ainakin on joustavammat mahdollisuudet ryhtyä keskustelemaan esimerkiksi siitä, kuinka tehtäviä tehdään ja jaetaan.

Jos organisaatio on aidosti ja yhteistuumin etsimässä parempia viestinnän työkaluja ja tapoja, on ulkopuolinen apu kannatettavaa.

– Itsekseen tehden päädytään ehkä keksimään pyörää uudelleen. Ulkopuolisen avun turvin kuullaan heti kokemuksia muista organisaatioista. Ylipäätään organisaation toimiva viestintä pitää olla ylimmän johdon agendalla. Jos viestintä tökkii ja on tehotonta, vaikuttaa se työn tehokkuuteen erityisen paljon tietointensiivisessä työssä, jossa informaation sujuva liikkuminen on tärkeää.

Loistavasti tehty organisaation viestintäkäytäntöjen muutos ei sekään vielä riitä, jos sitoutuminen ontuu. Valtosen mukaan ratkaisu sitoutumiseen on, että yhdessä tunnistetaan laajaa joukkoa koskevat ongelmat ja lähdetään hakemaan ratkaisuja.

– Ja vaikka itsellä ei olisi ongelmia, vieruskaverilla voi olla. On myös oman edun mukaista, että kollegaa autetaan. Ratkaisujen on löydyttävä työyhteisön yhteisistä keskusteluista. Ei niin, että konsultti sanoo, että nyt Teams käyttöön, johan tässä on johdon kanssa tarpeeksi saunottu.

Jos sitoutumista ei vieläkään tapahdu, on usein kyse siitä, että ihmisille ei ole osattu perustella muutoksen tarpeellisuutta. Iso muutos kannattaa paloitella pienempiin ja edetä testaten.

– Vaikka tottahan esimerkiksi uuden ison tietojärjestelmän käyttöönotto vaatii myös pikkaisen heittäytymistä. Ei mikään ole myöskään kerralla kunnossa, vaan toimintatapoja on päivitettävä jatkuvasti.



Miten lähteä taltuttamaan informaatiotulvaa?

Suodatamme jatkuvasti suuren määrän ärsykkeitä. Kun ärsykkeiden määrä käy liialliseksi, jäämme informaatiotulvan jalkoihin. Tästä seuraa kuormittumista ja stressiä sekä häiriöitä tarkkaavaisuudessa ja virheiden lisääntymistä.

Informaatiotulvaa on mahdollista hallita ja hyödyllisen informaation löytämistä helpottaa.

Kartoittakaa kaikki käytössä olevat viestintäkanavat ja niiden käyttötavat

  • Onko sähköpostin rooli ylikorostunut? Pohtikaa, millaiset sähköpostiviestit soveltuvat paremmin keskustelukanavalle, projektitilaan tai pikaviestialustalle. Listatkaa, mitä kaikkia viestintäkanavia teillä on käytössä ja onko niistä jokainen tarpeellinen.
  • Tunnistakaa tiimin sisäiset ja ulkoiset viestimisen tarpeet. Sopikaa paras viestintäkanava sen mukaan, onko asia kiireellinen tai mitä projektia se koskee.
  • Mikäli päädytte ottamaan käyttöön uuden viestintäkanavan, perehtykää sen toiminnallisuuksiin yhdessä, sopikaa käyttötavasta ja jakakaa hyviä käytäntöjä kollegoiden kesken.
  • Ennen viestin lähettämistä, pohdi onko asialla kiire vai ehtiikö se odottaa. Valitse viestintäkanava sen mukaisesti. Ei-kiireellisen asian hoitamisessa toimiva ratkaisu voi olla intra, projektialusta tai keskustelukanava.
  • Sopikaa, millaisella tahdilla mitäkin viestintäkanavaa tulee seurata ja miten nopeasti vastata. Sähköpostiin voi kirjoittaa, milloin toivoisi odottavansa vastausta.

Paljon yhteisesti neuvoteltavia asioita – miten sopia niistä jouhevasti?

  • Ennen kuin lähetät uuden viestin, mieti ja tarkista, mikä on sovittu kanava viestille.
  • Keskustelufoorumi, joka kokoaa yhteen tietyn projektin tai aiheen parissa työskentelevät, voi olla hyvä areena vaihtaa ajatuksia ja tietoja.
  • Sopikaa, kuka kerää ja tiivistää olennaiset asiat ja minne, jotta ne eivät jää muun informaation jalkoihin.

Ennakoimattomat ja tarpeettomat viestit kasvattavat tietotulvaa – miten toimia?

  • Varaa kalenteriin etukäteen aikaa ennakoimattomien tehtävien hoitamiseen.
  • Projektipäällikkö tai esihenkilö on tärkeässä roolissa informaation määrän hallinnassa. Hän voi vähentää tietotulvaa pilkkomalla ja osittamalla projektityötä. Selvä roolitus, työnjako ja vastuualueiden määrittely ovat tärkeitä.
  • Lopettakaa kokoukset etuajassa, jotta sovitut asiat ehditään sisäistää ja dokumentoida sekä materiaalit tallentaa yhdessä sovittuihin paikkoihin.  

Tarvittua tietoa on vaikea löytää tai se on vääränlaisessa muodossa

  • Yksi informaationhallinnan kompastuskivistä ovat epäselvät tallennuskäytännöt, sekavat kansiorakenteet, horjuva nimeämistapa ja puutteelliset haku- tai avainsanat.
  • Sopikaa, miten ja minne minkäkinlainen tieto tallennetaan. Hyödyntäkää organisaation yhteisiä tiedostopohjia tai muokatkaa niitä tarpeen mukaan paremmiksi.

Lähettämässä sähköpostia – mieti vielä kerran

  • Olisiko soitto tai lyhyt palaveri parempi tapa? Otsikoitko viestisi oikein? Pitäisikö tiimin tai organisaation sopia koodit tai muutoin yhden- ja johdonmukaiset tavat otsikoida viesti? Kenet viestin on syytä tavoittaa? Laita kopiokenttään heidät, joilta et odota vastausta.
  • Mikäli teillä on käytössä yhteisiä sähköpostilaatikoita, sopikaa seurannasta ja viesteihin reagoinnista yhdessä.
  • Kansioi sähköpostit automaattisesti aiheen tai lähettäjän mukaan. Käytä tunnisteita.

Lähde: Työterveyslaitoksen Aivotyö sujuvaksi -tietopankki

 

Teksti Iida Ylinen Kuva Adobe Stock. Juttu on julkaistu YTY-lehdessä 3/2020

 

  • 13
  • 18
  • 15
  • 45
  • 17
  • 19