Suomen Ammattivalmentajat SAVAL

Kokoustamisen vallankumous

10.01.2022 | Työelämä, Työelämä

Artikkelikuva

Hybridikokoukset ovat tulleet jäädäkseen. Ne ovat monen työpaikan arjessa ilmeinen kehityskohde.

Tässä jutussa oppaina kohti parempia hybridikokouskäytäntöjä toimivat kokouskäytäntöjä tutkineet Tomi Laapotti ja Kirsti Laine-Hendolin.

Laine-Hendolin on Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan hallintojohtaja. Hän kuuluu 300 työntekijän yksikköön, joka on juuri ottanut käyttöön uuden monitilatoimiston Pasilan konepaja-alueen laidalla.

Tällä yli satavuotiaalla entisellä tehdas- ja teollisuusalueella punatiilisine, uusgoottilaisine rakennuksineen pohdittiin aiemmin, miten rakentaa paras mahdollinen junanvaunu.

Nyt luovan alan yritysten ryppäässä pitäisi ratkaista tietotyöhön liittyviä pulmia, kuten se, miten järjestää hybridikokous parhaalla mahdollisella tavalla.

Tämän kysymyksen äärellä on myös Laine-Hendolin.

Hän on johtanut monitilatoimiston pelisääntöjen rakentamista ja käyttöönottamista.

– Korona-ajassa on ollut myös hyvät puolensa ja nyt on opeteltu uudenlaista työskentelytapaa vähän pakosta. Työ, jota tässä talossa tehdään, ei ole paikasta ja varsinkaan omasta työhuoneesta riippuvaista.

Sekä muutto uusiin tiloihin että koronapandemian aiheuttama etätyöjakso ovat vauhdittaneet katseen tarkentumista työskentelytapoihin ja niiden kehittämiseen.

Yhtenä tehtävänä on hybridikokouskäytäntöjen kehittäminen.

"Kyse on työ- ja toimintatapojen uudistamisesta. Uudistustyössä pätevät ihan samat asiat kuin missä tahansa johtamisessa: asiat eivät ole itsestäänselviä, vaan tarvitaan paljon dialogia ja kehittävää asennetta."

Toimintatapojen uudistamisessa päävastuun saattavat ottaa vaikkapa HR, viestintäammattilaiset, yksittäiset tiimit tai yksittäiset työntekijät suunnannäyttäjinä. Se, kenelle uudistajan rooli lankeaa tai kuka sen oma-aloitteisesti ottaa, on organisaatiokohtaista.
 
Laine-Hendolin kannustaa luomaan työpaikoille keskustelevaa kulttuuria uusia käytäntöjä kokeiltaessa ja omaksuttaessa. Keskustelu karsii ja kitkee epäselvyyksiä ja turhautumista.

– Me esimerkiksi kävimme esihenkilöiden kanssa läpi tunnistettavia kokousrakenteita. Mitkä kokoukset nykyisessä uudessa monipaikkaisessa työssä ovat sellaisia, jotka vaativat aina fyysisen läsnäolon. Mitkä kokoukset voi pitää hybridikokouksina? Mitkä kokonaan etänä?

Esimerkiksi kehityskeskustelut, kriisitilanteet tai johdon puuttumista vaativat tilanteet ovat kohtaamisia, joissa edellytetään läsnäoloa paikan päällä.

Samalla on huomattu, että yllättävän monet kokoukset voi toteuttaa etäpalavereina, jopa johtoryhmän ja yksiköiden viikkokokoukset.

Mitkään ohjeistuksista eivät ole kiveen hakattuja, vaan erityisesti esihenkilöillä on vastuuta ja vapautta määritellä yhdessä tiimiensä kanssa juuri heille sopivia tapoja tehdä työtä.

Vaatiiko kehittäminen ja ideointi samanaikaisen fyysisen läsnäolon?

Laine-Hendolin kertoo, että kun kokouksessa on määrä kehittää ja ideoida yhdessä, suositellaan työntekijöitä olemaan samassa paikassa samaan aikaan. Vaan voisiko tätä käytäntöä haastaa? Entä jos kehitystyö tapahtuisi asynkronisesti ja etänä? Voisiko se olla toisinaan jopa toimivampaa?

– Hyödynsimme korona-aikana Teams-yhteiskehittämispalavereissa erilaisia sähköisiä alustoja. Ennakoin, että ne ovat tulleet jäädäkseen ja jatkossa käytämme live-tilaisuuksissa vähemmän post-it -lappuja ja fläppejä. En kuitenkaan siirtäisi yhteiskehittämistä kokonaan etänä tapahtuvaksi. Siihen nimittäin saadaan lisäenergiaa siitä, että ollaan yhdessä ja koetaan ahaa-elämyksiä live-vuorovaikutuksessa.

Kuva: Hallintojohtaja Kirsti Laine-Hendolin kannustaa luomaan työpaikoille keskustelevaa kulttuuria uusia käytäntöjä kokeiltaessa ja omaksuttaessa. Keskustelu karsii ja kitkee epäselvyyksiä ja turhautumista.

Monilla työpaikoilla on jo nyt käytössä teknologioita, joihin sisältyy paljon ideointiin ja yhteistyöhön sopivia työkaluja, jos niitä vain haluttaisiin käyttää. Jos työskentely tällaisin työkaluin olisi lisäksi asynkronista eli eri aikaan tapahtuvaa, eräs tärkeä elementti jäisi kuitenkin uupumaan.

– Asynkronisuus riisuu ryhmän jaetun toimijuuden pois. Työskentely jää yksilön toimijuuden varaan, sanoo tutkija Tomi Laapotti.

Hän on tutkinut kokouksia instituutioina. Kokoustutkimus omana tutkimusalueenaan on lähtenyt liikkeelle antropologiasta, joka tutkii ihmisten toimintaa.

Mitä ihmiset ovat aina tehneet? Laapotti siteeraa lukemansa kirjan alaotsikkoa: eating, fighting ja meeting eli syöneet, sotineet ja kokoustaneet.

– Kyläkokouksissa on istahdettu alas tekemään päätöksiä. Sama käytäntö on siirtynyt nykyisiin organisaatioihin. Siinä on jotain syvän inhimillistä kerääntyä yhteisen asian äärelle.

Kokouksessa ei saatu päätettyä mitään – vaan olipa meillä hyvä kokous!

Osa ihmisistä saa virtaa muiden kohtaamisesta ja keskusteluista, osa kokee kokoukset aikasyöppöinä.

Erään IT-alan yrityksen seinälle kiinnitettiin taulu, jossa luki: Etkö tiedä, miksi olet tässä kokouksessa? Kysy muilta. Jos et saa vastausta, voit poistua.

Laapotti kannustaa tarkastelemaan vallitsevia kokouskäytäntöjä aika ajoin. Vuosia sitten käyttöön juurrutetun viikkopalaverin alkuperäinen tarkoitus on saattanut muuttua, himmentyä tai hävitä kokonaan.

Laapotti tarkasteli väitöskirjaansa varten suomalaisessa sairaalaympäristössä videoituja kokouksia. Ryhmäviestinnän teoriat eivät tuntuneet loksahtavan alkuunkaan yhteen kokousten kulun kanssa, vaan näytti siltä, että ihmiset tekevät kaiken väärin.

Kun Laapotti sitten haastatteli kyseisiä kokoustajia, olivat he melkein järjestään sitä mieltä, että kokoukset ovat hyviä.

Sairaalassa hierarkkiset raja-aidat ovat korkeita ja niiden ylittäminen arkisessa työnteossa harvinaista – joko siihen ei ole aikaa, tarvetta tai rohkeutta.

Kokouksissa työntekijä sen sijaan sai laajemman näkymän yli oman yksikön rajojen. Sairaala muistutti itsestään suurempana kokonaisuutena. Kokouksessa sai käsitystä siitä, mihin “laiva on menossa” kuten eräs haastateltava kokemustaan kuvasi. Samalla sai kokemuksen siitä, että oma työ on osa suurempaa kokonaisuutta.

Kuva: Tutkija Tomi Laapotti kannustaa tarkastelemaan vallitsevia kokouskäytäntöjä aika ajoin. Voisiko esimerkiksi tiimin viikkopalaverikäytäntöä muuttaa?

Kokemus kokouksista on yhteydessä siihen, mitä jää viivan alle

Laapotin mukaan kokousten johtamisessa mennään helposti hakoteille. Kokouksen ideana ei ole olla yhden ihmisen yksisuuntainen tiedotustilaisuus. Kokous on kokoontumista ja keskustelua varten.

"Kokouksen johtajan vastuulla ei yksin ole saada kaikki osallistumaan, vaan kokoukset ovat sitä, mitä niistä porukalla tehdään."

Jos tuntuma on se, että työntekijät eivät pidä kokouksista, kannattaa tähän viestiin tarttua.

– Laaja tutkimus Saksasta osoitti, että kokoustyytyväisyys oli aika lailla yhteydessä siihen, mitä jää viivan alle, Laapotti kertoo.

Hän muistuttaa, että kokouksissa on tärkeää pohtia, miksi olemme täällä ja mitä oikeastaan teemme. Jos nuo kaksi ovat ristiriidassa, seuraavaksi on hyvä pohtia, kumpaa on tarve muuttaa: kokouksen tarkoitusta vai tapaa toimia ja käyttäytyä kokouksissa?

Entä jos mieleen hiipii ajatus räjäyttää koko kokouskulttuuri?

Laine-Hendolin myöntää miettivänsä paljon, missä tapauksissa kokous on aidosti sopivin työskentelymuoto ja missä ei.

– Pitää myös tunnistaa, etteivät asiat edisty, jos kokouksessa ei ole oikeita ihmisiä paikalla. Kokoukseen pitää valmistautua ja toimia sen jälkeen sovitulla tavalla. Kokous on tapa tehdä töitä, olla vuorovaikutuksessa. Ne ovat aina osa isompaa prosessia, Laine-Hendolin muistuttaa.


Artikkeli on julkaistu kokonaisuudessaan YTY-lehdessä 4/202. Teksti: Iida Ylinen. Kuvat: Adobe Stock, Iida Ylinen ja Jani Laukkanen)

Katso uusimmat artikkelit ja uutiset.

Palvelut ja edut YTYläisille

  • 13
  • 18
  • 15
  • 45
  • 43
  • 17
  • 19

  • Lue lisää aiheesta